Introduction
Orbis Carburant est l'application de gestion des produits pétroliers de la Sodepci. Elle couvre l'ensemble de la chaîne : achats, ventes, stocks multi-dépôts, facturation, déclarations douanières, comptabilité et reporting.
Ce guide s'adresse aux utilisateurs d'exploitation. Il décrit, module par module, comment réaliser les tâches courantes, quels droits sont nécessaires et quelles règles s'appliquent.
Les modules de l'application
| Module | Contenu |
|---|---|
| 1 — Paramétrage | Données de référence : tiers, véhicules, prix, taxes, stations, franchises, localités, produits |
| 2 — Achat | Intention d'achat, bon de commande, facture fournisseur |
| 3 — Stock | Bon de réception, ordre de livraison, inventaire, confirmation de livraison |
| 4 — Vente | Facture proforma, bon de commande, bon de livraison |
| 5 — Facturation | Factures cession, franchise et station |
| 6 — Douane | BEP, déclaration douane, bordereau de versement |
| 7 — Comptabilité | Plan comptable, journaux, modèles d'écriture, exports |
| 8 — Déviation | Réorientation d'une livraison vers une autre station |
| 9 — État / Reporting | Onze états d'analyse et d'export (Excel, PDF) |
💡 Ordre de lecture conseillé. Le paramétrage (module 1) conditionne tous les autres : un produit, un tiers ou un prix manquant bloquera la saisie d'un document. Les modules 2 à 5 décrivent les flux transactionnels.
Principes clés
Le modèle « Document »
La plupart des transactions (achat, vente, stock, facturation) sont des documents qui suivent la même mécanique :
- Référence automatique — jamais saisie. L'application génère un préfixe métier + année + compteur (ex.
IA26000012,BCA26000007). - Lignes de détail — produits, quantités, prix, montants.
- Validation à deux niveaux — la personne qui crée un document n'est pas celle qui le valide. Le créateur soumet, un valideur valide.
Le détail du cycle est décrit dans Cycle de vie d'un document.
Les notifications 🔔
Une cloche en barre supérieure affiche les notifications reçues, en temps réel (aucun rafraîchissement nécessaire). Une notification est créée à chaque :
- soumission d'un document pour validation (→ valideurs),
- validation d'un document (→ créateur),
- conversion d'un document en un autre type,
- opération critique sur le stock.
Les droits d'accès
Chaque écran est accessible selon les droits attribués à votre profil :
| Droit | Ce qu'il permet |
|---|---|
| Création / modification | Créer, modifier, soumettre un document |
| Validation | Valider (ou refuser) un document en attente |
| Consultation | Consulter en lecture seule |
| Envoi | Envoyer certaines documents par e-mail (ex. intentions d'achat) |
| Annulation | Annuler un document déjà validé |
Si vous ne disposez ni du droit de création ni du droit de validation sur un module, vous pouvez uniquement consulter.
Comment utiliser ce guide
- Découvrir : lisez Comment lire ce guide, le Glossaire et le Cycle de vie d'un document
- Paramétrer : suivez le Module 1 — Paramétrage (condition indispensable)
- Opérer : suivez les flux Achat → Stock → Vente → Facturation
- Piloter : consultez Douane, Comptabilité, Déviation et Reporting