Module 2 — Achat

Le module Achat couvre tout le cycle d'approvisionnement de la Sodepci auprès de ses fournisseurs : de l'expression du besoin jusqu'au paiement de la facture. Il est organisé en trois grands types de documents qui correspondent à des circuits distincts.

🧭 Où trouver ce module dans l'application ? Menu latéral → Achat. Trois sous-menus : Intention d'achat, Bon de commande, Facture fournisseur.

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Le cycle d'achat en un coup d'œil

Voici les trois circuits possibles selon le type de besoin :

Les trois types de bon de commande — lequel choisir ?

Type de BC	Quand l'utiliser ?	Spécificité
BC SIR	Achat de carburant via le circuit officiel SIR	Suit obligatoirement une intention d'achat ; pas de saisie du taux de TVA ligne par ligne (calculée globalement)
BC Cession (« Session » à l'écran)	Achat de carburant hors mécanisme SIR, avec une marge à appliquer	Saisie directe, pas d'intention préalable ; colonne « Marge » au lieu de « Remise »
BC Ordinaire	Achat de lubrifiants et autres produits non carburant	Saisie directe ; TVA et remise gérées ligne par ligne

💡 Repère de navigation. Le menu Achat → Bon de commande propose directement les trois entrées : Ordinaire, Sir, Cession. La liste « Liste » regroupe tous les BC confondus, mais ne propose pas de bouton de création global : pour créer un nouveau BC, il faut obligatoirement choisir le type dans le menu.

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1. Intention d'achat

À quoi ça sert ?

L'intention d'achat est le document par lequel un service exprime son besoin d'approvisionnement en carburant via le circuit SIR. Elle matérialise la demande avant qu'elle ne devienne un engagement ferme (bon de commande). Une fois validée en interne, elle peut être envoyée par e-mail au fournisseur.

⚠️ L'intention d'achat ne sert que pour le circuit SIR. Pour un achat Cession ou Ordinaire, on crée directement le bon de commande correspondant.

Droits d'accès

Action	Droit requis
Créer / modifier une intention	Créer / modifier une intention d'achat
Valider une intention soumise	Valider une intention d'achat
Envoyer une intention par e-mail	Envoyer une intention d'achat

💡 Ces trois droits sont souvent portés par des personnes différentes afin de séparer la saisie, l'approbation et l'envoi au fournisseur.

Accès

Achat → Intention d'achat → Créer (pour saisir) ou Liste (pour consulter).

Créer une intention d'achat

1. Aller dans Achat → Intention d'achat → Créer.
2. Renseigner le bloc « Information intention d'achat » :
   • Date ⚑ — date d'émission de l'intention.
   • Échéance ⚑ — date limite de réponse souhaitée.
   • Réf. pièce ⚑ — référence interne (gérée par l'application).
   • Autre réf. — référence externe éventuelle.
   • Fournisseur ⚑ — sélectionner le fournisseur SIR dans la liste.
   • Mode paie. ⚑ — mode de règlement prévu.
3. Dans le tableau « Détail intention d'achat », cliquer « + Nouvelle ligne » pour chaque produit à demander :
   • Produits ⚑ — choisir dans la liste.
   • Quantités ⚑ — saisir la quantité.
   • Unité ⚑ — sélectionner l'unité de mesure (litre, tonne…).
   • Prix unitaire (F.cfa) ⚑ — prix estimé.
   • Montant — calculé automatiquement, non modifiable.
4. Pour retirer une ligne, cliquer sur l'icône corbeille en bout de ligne.
5. Cliquer Enregistrer.

L'intention est créée au statut Brouillon. Un message de confirmation s'affiche et la fiche détail s'ouvre.

Soumettre l'intention pour validation

Tant que l'intention est en Brouillon, le créateur peut la Modifier.

• Si vous êtes créateur uniquement : un bouton Soumettre est affiché. Cliquez dessus pour envoyer l'intention en validation. Le statut passe à En attente et une notification 🔔 est envoyée automatiquement aux valideurs habilités.
• Si vous êtes validateur : un bouton Valider & envoyer ouvre une fenêtre de confirmation. Au clic, l'intention passe directement à Validé.

Envoyer l'intention au fournisseur par e-mail

Une fois l'intention Validée, et si vous avez le droit d'envoi :

1. Depuis la liste des intentions, ouvrir le menu (⋮) de la ligne → Envoyer intention. (Ou, si vous venez de valider, l'application vous y propose automatiquement.)
2. Sur l'écran d'envoi, saisir une ou plusieurs adresses e-mail dans le champ « Envoyer à : », séparées par des virgules.
3. Vérifier le récapitulatif affiché (référence, fournisseur, lignes, total).
4. Cliquer Envoyer.

L'e-mail est envoyé en arrière-plan. Le statut de l'intention passe à Envoyée et vous êtes redirigé vers l'accueil.

🔔 L'envoi peut prendre une à deux minutes. Si l'e-mail n'arrive pas immédiatement, attendez avant de renvoyer.

⚠️ Séparer les adresses par des virgules, sans espaces superflus, pour garantir la bonne réception.

Convertir une intention en bon de commande SIR

Une fois l'intention Validée ou Envoyée, elle peut servir de base à un bon de commande SIR :

1. Dans la liste des intentions, ouvrir le menu (⋮) de la ligne.
2. Cliquer Bon de commande (icône flèches circulaires).
3. L'application ouvre un nouveau BC SIR pré-rempli avec le fournisseur, le mode de paiement et toutes les lignes de l'intention. Vous pouvez ajuster les quantités ou les prix avant d'enregistrer.
4. Cliquer Enregistrer.

⚙️ Effet. L'intention passe au statut Convertie (elle n'est plus modifiable). Le nouveau BC démarre en Brouillon et suit son propre circuit de validation.

⚠️ Vérifiez les quantités et les prix avant de convertir : une intention convertie ne peut plus être modifiée, et la conversion n'est possible qu'une seule fois.

Imprimer une intention

Depuis la fiche détail, le bouton Imprimer ouvre une version A4 normalisée dans un nouvel onglet, imprimable ou exportable en PDF via le navigateur.

Récapitulatif du cycle d'une intention

Statut	Sens	Action possible
Brouillon	Saisie, modifiable par le créateur	Modifier, Soumettre (ou Valider & envoyer si validateur)
En attente	Soumise aux validateurs	Les validateurs peuvent Valider & envoyer
Validé	Approuvée	Convertir en BC SIR, ou Envoyer par e-mail
Envoyée	E-mail parti au fournisseur	Convertir en BC SIR
Convertie	A donné naissance à un BC SIR	Lecture seule

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2. Bon de commande

À quoi ça sert ?

Le bon de commande (BC) est l'engagement ferme d'achat auprès d'un fournisseur. Il existe en trois variantes selon la nature de l'achat (voir tableau introductif).

Droits d'accès

Action	Droit requis
Créer / modifier un BC	Créer / modifier un bon de commande
Valider un BC soumis	Valider un bon de commande

Accès

• Pour créer : Achat → Bon de commande → {Ordinaire | Sir | Cession}.
• Pour consulter : Achat → Bon de commande → Liste (tous types confondus).

2.1 Créer un bon de commande (quel que soit le type)

1. Choisir le bon type dans le menu (voir tableau introductif pour choisir).

2. Renseigner le bloc « Information bon de commande » :

   Champ	Obligatoire	Précisions
   Date	⚑	Date d'émission
   Échéance	⚑	Date limite de livraison souhaitée
   Réf. pièce	⚑	Référence interne générée par l'application
   Autre réf.	—	Référence externe au choix
   Fournisseur	⚑	Sélection dans la liste des fournisseurs
   Mode paie.	⚑	Mode de règlement

3. Dans le tableau « Détail bon de commande », cliquer « + Nouvelle ligne » par produit. Les colonnes affichées dépendent du type de BC (voir ci-dessous).

4. Cliquer Enregistrer.

2.2 Les particularités par type de BC

BC SIR — carburant via le circuit SIR

Le tableau détail comporte : Produits ⚑, Quantités ⚑, Unité ⚑, Prix unitaire (F.cfa) ⚑, puis trois colonnes calculées automatiquement : Montant HT, Montant TVA, Montant TTC.

• La liste des produits est restreinte aux carburants.
• Le taux de TVA n'est pas saisi ligne par ligne (calcul global).
• La ligne TOTAL affiche la somme HT, TVA et TTC.

BC Cession — carburant avec marge

Le tableau détail comporte : Produits ⚑ (carburants), Quantités ⚑, Unité ⚑, Prix unitaire Ex Sir (F.cfa) ⚑, puis :

• Montant brut (auto)
• Marge ⚑ — champ saisi par l'utilisateur, exprimé en taux
• Montant Ht (auto)
• Montant TTC (auto)

💡 Note métier. La « Marge » remplace ici la « Remise » : elle représente l'écart entre le prix d'achat et le prix de référence. La colonne Marge n'a pas de total (un total de taux n'aurait pas de sens) ; seul le montant correspondant est totalisé.

BC Ordinaire — lubrifiants et autres produits

Le tableau détail comporte : Produits ⚑ (lubrifiants et produits non carburant), Quantités ⚑, Unité ⚑, Prix unitaire (F.cfa) ⚑, puis :

• Montant brut (auto)
• Montant HT (auto)
• Montant TVA (auto)
• Montant TTC (auto)

Le taux de TVA est récupéré automatiquement depuis la fiche produit (paramétrage Taxes). Il n'est pas saisi ligne par ligne à l'écran.

2.3 Valider un bon de commande

Le circuit de validation est identique pour les trois types :

1. Depuis la fiche détail du BC :

   • Si vous êtes créateur uniquement → bouton Soumettre (le BC passe en En attente, notification 🔔 aux validateurs).
   • Si vous êtes validateur → bouton Valider (après confirmation dans la fenêtre modale). Le BC passe directement à Validé, et le créateur reçoit une notification 🔔 de retour.

2. Une fois validé, le BC est verrouillé : il ne peut plus être modifié.

⚠️ Vérifiez le type de BC, les montants et les quantités avant validation : le BC validé ne peut plus être corrigé.

2.4 Consulter et imprimer

• Liste des bons de commande (Bon de commande → Liste) : tous les BC confondus, avec colonnes Montant marge / HT / TVA / TTC et le statut en badge (jaune = brouillon ou en attente, vert = validé ou au-delà).
• Depuis le menu (⋮) de chaque ligne :
  • Modifier — tant que le BC n'est pas validé.
  • Consulter — à tout moment.
  • Facture fournisseur — une fois le BC validé (et non déjà facturé), pour le convertir en facture (voir §3).
• Imprimer : depuis la fiche détail, bouton Imprimer (ouverture dans un nouvel onglet, mise en page A4 normalisée).

2.5 Récapitulatif du cycle d'un bon de commande

Statut	Sens
Brouillon	Saisi, modifiable
En attente	Soumis aux validateurs
Validé	Engagé, ne peut plus être modifié
Facturé	A été converti en facture fournisseur

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3. Facture fournisseur

À quoi ça sert ?

La facture fournisseur est le document comptable qui matérialise la demande de paiement du fournisseur. À la différence de l'intention et du BC, elle est la seule du module achat à déclencher une écriture comptable.

Droits d'accès

Action	Droit requis
Créer / modifier une facture	Créer / modifier une facture d'achat
Valider une facture soumise	Valider une facture d'achat

Accès

Achat → Facture fournisseur → {Créer | Liste}

Deux façons de créer une facture

Option A — Depuis un bon de commande (recommandé)

Si le BC est validé, le plus simple est de le convertir :

1. Ouvrir Bon de commande → Liste.
2. Sur la ligne du BC concerné, menu (⋮) → Facture fournisseur (icône flèches circulaires). Visible uniquement si le BC est validé et pas encore facturé.
3. L'application ouvre une facture pré-remplie avec le fournisseur, le mode de règlement, l'échéance et toutes les lignes du BC. La référence interne du BC est recopiée dans le champ Autre réf. de la facture.
4. Compléter les champs spécifiques (voir ci-dessous), ajuster les lignes si nécessaire.
5. Enregistrer.

⚙️ Effet. Le BC passe au statut Facturé (il ne peut plus être converti en une autre facture). La facture démarre en Brouillon.

Option B — Création directe

Pour une facture reçue sans BC préalable (cas exceptionnel) :

1. Achat → Facture fournisseur → Créer.
2. Saisir tous les champs manuellement.

Champs de la facture

Bloc « Information facture Fournisseur »

Champ	Obligatoire	Précisions
Date	⚑	Date de la facture
Échéance	⚑	Date d'exigibilité
N° facture	⚑	Numéro de la facture fournisseur (à reprendre tel quel du document papier/PDF)
Autre réf.	—	En conversion, rempli automatiquement avec la réf. du BC source
Fournisseur	⚑	Sélection dans la liste
Mode paie.	⚑	Mode de règlement

Tableau « Détail facture Fournisseur » (une ligne par produit)

Colonne	Saisissable	Précisions
Produits ⚑	oui	Carburants et lubrifiants
Quantités ⚑	oui	—
Unité ⚑	oui	—
Prix unitaire (F.cfa) ⚑	oui	—
Montant brut	non	Calculé = quantité × prix unitaire
Marge (F)	oui	Saisie en montant (F.cfa)
Montant HT	non	Brut − marge
TVA (%)	oui	Taux appliqué à la ligne
Montant TVA	non	HT × TVA %
Montant TTC	non	HT + TVA

💡 La marge et le taux de TVA sont les deux éléments ajustables en plus du prix et de la quantité. Tous les autres montants se calculent automatiquement.

⚠️ La marge est saisie en montant (F.cfa), pas en pourcentage. Le taux de TVA, lui, est saisi ligne par ligne (à la différence du BC SIR).

Valider la facture — ⚠️ point critique

La validation d'une facture fournisseur déclenche l'écriture comptable. C'est une étape irréversible.

1. Depuis la fiche détail :
   • Si vous êtes créateur uniquement → Soumettre (la facture passe en En attente, notification 🔔 aux validateurs).
   • Si vous êtes validateur → Valider (après confirmation modale).
2. À la validation, l'application génère l'écriture comptable.

⚠️ Si l'écriture ne peut pas être générée (paramétrage comptable incomplet), un message d'erreur s'affiche et la validation est annulée. La facture reste modifiable le temps de corriger le paramétrage.

🔧 En cas d'erreur de validation. Lire attentivement le message affiché : le plus souvent, l'origine se situe dans le module Comptabilité (plan comptable, modèle d'écriture). Faire corriger le paramétrage, puis recommencer la validation.

Consulter et imprimer

• Liste des factures fournisseur : Achat → Facture fournisseur → Liste. Colonnes : Date, N° facture, Réf. 2, Fournisseur, Mode paiement, Montants (Marge / HT / TVA / TTC), Statut, Action (⋮).
• Depuis le menu (⋮) d'une ligne : Modifier (si non validée) ou Consulter.
• Imprimer : depuis la fiche détail, bouton Imprimer (nouvel onglet).

Récapitulatif du cycle d'une facture fournisseur

Statut	Sens
Brouillon	Saisie, modifiable
En attente	Soumise aux validateurs
Validé	Écriture comptable générée — verrouillée

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Points de vigilance

Situation	Risque	Que faire ?
Confusion SIR / Cession	Mauvais circuit, mauvaise comptabilisation	Le BC SIR suit toujours une intention ; le BC Cession est une saisie directe avec marge
Créer une facture sans BC	Perte de la trace d'engagement	Privilégier la conversion depuis un BC validé
Valider une facture sans paramétrage comptable	Blocage de la validation avec message d'erreur	Vérifier au préalable avec l'administrateur que le module Comptabilité est prêt
Convertir une intention deux fois	Impossible — une fois convertie, l'intention est verrouillée	Si erreur, créer un nouveau BC manuellement

Et après ?

Une fois le bon de commande validé, la marchandise est réceptionnée via le module Stock → Bon de réception, et le suivi des commandes est disponible dans État → État commandes fournisseur.