Module 5 — Facturation
Le module Facturation produit les factures de vente adressées aux clients de la Sodepci. C'est l'aboutissement comptable des circuits commerciaux : chaque proforma, BC ou BL validé peut être converti en facture.
🧭 Où trouver ce module dans l'application ? Menu latéral → Facturation. Deux sous-menus : Facture Cession (vers confrères) et Facture Franchise (vers dépôts consommateurs).
Les trois types de factures de vente
Bien que le menu n'en expose que deux, l'application gère trois types de factures de vente, chacune dédiée à un type de client :
| Type de facture | Destinataire | Modèle de prix | Accès au menu |
|---|---|---|---|
| Cession | Confrère (société pétrolière) | Marge + TVA à 0 % | ✅ Facture Cession |
| Franchise (« Consumer ») | Dépôt consommateur | Base taxable / non taxable + TVA | ✅ Facture Franchise |
| Station | Station-service du réseau | Prix unitaire client + TVA | ❌ Créée uniquement par conversion depuis un BC réseau |
⚠️ Particularité de la facture station. Elle n'a pas d'écran de création accessible depuis le menu : elle se crée exclusivement par conversion d'un bon de commande réseau validé (voir module Vente, §2.3).
D'où viennent les factures ?
| Origine | Type(s) concerné(s) | Mode opératoire |
|---|---|---|
| Création directe | Cession, Franchise | Bouton Nouveau |
| Conversion depuis une proforma | Cession, Franchise | Menu (⋮) de la liste des proformas |
| Conversion depuis un BC validé | Cession, Franchise, Station | Menu (⋮) de la liste des BC |
| Conversion depuis un BL | Franchise uniquement | Menu (⋮) de la liste des BL |
| Facturation périodique | Cession, Franchise | Bouton Editer une facture (agrège plusieurs BC/BL sur une période) |
💡 Recommandation. Privilégier la conversion depuis un document validé plutôt que la création manuelle : les prix, quantités et montants sont repris et recalculés automatiquement, ce qui évite les erreurs de saisie.
1. Facture Cession (vers confrère)
À quoi ça sert ?
Facture émise à un confrère (autre société pétrolière). C'est le seul type de facture de vente qui déclenche une écriture comptable à la validation.
Droits d'accès
| Action | Droit requis |
|---|---|
| Créer, modifier | Créer / modifier une facture de cession |
| Valider une facture soumise | Valider une facture de cession |
| Certifier une facture validée | Valider une facture de cession |
Accès
Facturation → Facture Cession → {Créer | Liste}
Spécificité : la TVA est toujours à 0 %
⚠️ Particularité métier. Les factures cession appliquent une TVA de 0 % : les colonnes TVA et Montant TVA sont donc toujours à zéro. Ne pas s'en alarmer : c'est conforme au régime de cession entre sociétés pétrolières.
Créer une facture cession
Aller dans Facturation → Facture Cession → Créer.
Renseigner :
- Date ⚑, Référence ⚑, Échéance ⚑
- Client ⚑ — sélectionner le confrère
- N° série, Autre Ref., Type produit ⚑, Mode paie. ⚑
Dans le tableau Détail facturation, cliquer Nouvelle ligne par produit :
| Produits ⚑ | Quantités ⚑ | Unité ⚑ | Prix ⚑ | Marge ⚑ | Montant Marge | Montant HT (auto) | TVA (auto, = 0) | Montant TVA (auto) | Montant TTC (auto) |
Cliquer Enregistrer.
Convertir une proforma ou un BC confrère en facture
- Aller dans Vente → Facture proforma → Liste (ou Vente → Bon de commande → Liste).
- Sur la ligne validée et non encore facturée, menu (⋮) → Facture confrère.
- L'application ouvre une facture pré-remplie avec le client et toutes les lignes, et recalcule la TVA à partir du paramétrage.
- Ajuster si nécessaire, Enregistrer.
⚙️ Effet. La proforma ou le BC source passe au statut Facturé et ne peut plus être converti en une autre facture.
Facturation périodique cession (plusieurs BC en une facture)
Pour facturer en une seule fois plusieurs bons de commande confrère sur une période donnée :
- Depuis la liste des factures cession, cliquer Editer une facture.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisir :
- Client confrère ⚑
- Date début ⚑ et Date fin ⚑ de la période
- Cliquer Rechercher.
- L'application agrège tous les BC confrère du client sur la période, totalise les quantités par produit (Super / Gasoil) et produit une facture pré-remplie avec 2 lignes (une par type de carburant).
- Vérifier, ajuster si nécessaire, Enregistrer.
⚙️ Effet. Tous les BC de la période passent au statut Facturé simultanément.
Valider une facture — ⚠️ point critique
- Depuis la fiche détail :
- Si créateur seul → Soumettre → En attente + notification 🔔
- Si validateur → Valider (après confirmation modale) → Validé
⚙️ Effet de la validation. La validation déclenche la génération de l'écriture comptable. Si le paramétrage comptable est incomplet, la validation échoue avec un message d'erreur explicite : faites vérifier le module Comptabilité, puis recommencez la validation.
Certifier une facture cession
Une fois la facture Validée, l'utilisateur avec le droit de validation peut la Certifier (bouton Certifier, après confirmation modale). La facture passe au statut Certifié et un lien Facture certifiée apparaît, permettant de télécharger le document certifié (jeton horodaté).
💡 La certification ajoute une preuve d'authenticité à la facture. Elle est disponible pour les factures cession et franchise.
2. Facture Franchise (vers dépôt consommateur)
À quoi ça sert ?
Facture émise à une franchise (dépôt consommateur). Utilise le modèle de prix base taxable / base non taxable (comme la proforma et le BC franchise).
Droits d'accès
| Action | Droit requis |
|---|---|
| Créer, modifier | Créer / modifier une facture de vente |
| Valider une facture soumise | Valider une facture de vente |
| Certifier une facture validée | Valider une facture de vente |
Accès
Facturation → Facture Franchise → {Créer | Liste}
Créer une facture franchise
Aller dans Facturation → Facture Franchise → Créer.
Renseigner :
- Date ⚑, Référence ⚑, Échéance ⚑
- Client ⚑, Franchise ⚑
- N° série, Type produit ⚑, Mode paie. ⚑
Dans le tableau Détail facturation :
| Produits ⚑ | Quantités ⚑ | Unité ⚑ | Remise (TTC) ⚑ | Base T. ⚑ | Base NT. ⚑ | Montant BT (auto) | Montant BNT (auto) | Montant TVA (auto) | Montant TTC (auto) |
Cliquer Enregistrer.
💡 Les montants sont recalculés automatiquement à chaque affichage à partir des bases saisies et du paramétrage des taxes. Finalisez la saisie sans recharger inutilement la page.
⚠️ Vérifiez qu'il existe bien une base de facturation active à la date du document dans le paramétrage (sinon, le calcul est impossible). La Remise (TTC) se saisit en montant, pas en pourcentage.
Convertir une proforma / BC / BL franchise en facture
- Depuis la liste des proformas / BC / BL franchise, sur la ligne validée, menu (⋮) → Facture consumer (ou Facture vente).
- L'application crée une facture pré-remplie et recalcule les montants.
- Vérifier, ajuster si nécessaire, Enregistrer.
Facturation périodique franchise
Depuis la liste des factures franchise, bouton Editer une facture :
- Choisir Client, Dépôt, Date debut et Date fin.
- L'application agrège tous les BL franchise de la période.
Valider et certifier
- Soumettre → En attente + notification 🔔.
- Valider → Validé.
- Certifier → Certifié (lien Facture certifiée apparaît).
3. Facture Station
À quoi ça sert ?
Facture émise à une station-service du réseau. Elle n'est accessible que par conversion depuis un bon de commande réseau validé.
Création (par conversion uniquement)
- Aller dans Vente → Bon de commande → Liste.
- Sur la ligne d'un BC réseau validé et non facturé, menu (⋮) → Facture station.
- L'application crée une facture pré-remplie avec la station et les quantités, et recalcule les montants (prix client, TVA, etc.).
- Vérifier, ajuster si nécessaire, Enregistrer.
⚠️ Pas de certification pour les factures station. Seules les factures cession et franchise peuvent être certifiées.
Modèle de prix
| Produits ⚑ | Quantités ⚑ | Unité ⚑ | P.U. Client ⚑ | Remise (TTC) ⚑ | Montant HT (auto) | Base TVA(9%) (auto) | Montant TVA (auto) | Montant TVA/Mg (auto) | Montant TTC (auto) |
Points de vigilance
| Situation | Risque | Que faire ? |
|---|---|---|
| Valider une facture cession sans paramétrage comptable | Validation bloquée avec message d'erreur | Faire vérifier le module Comptabilité avant |
| Facture franchise sans base de facturation active | Calcul impossible | Vérifier le paramétrage Prix & Taxes |
| Attendre pour valider une facture franchise/station | Le BC/BL source reste convertible tant que la facture n'est pas validée | Valider la facture rapidement pour verrouiller la source |
| Bouton « Editer une facture » | Il ouvre la génération d'une facture périodique, pas la modification d'une facture existante | Bien lire le libellé de la fenêtre |
| Aucun bouton Supprimer | Une facture validée ne peut être ni supprimée ni annulée | Tout vérifier avant validation |
| Client non averti | Aucun e-mail n'est envoyé automatiquement au client facturé | Prévoir un envoi manuel si nécessaire |
Et après ?
Les factures émises sont consultables dans État → Etat facture éditée et Etat statist. des factures. Les écritures comptables des factures cession sont gérées dans le module 7 — Comptabilité.