Cycle de vie d'un document
La plupart des transactions (achat, vente, stock, facturation) sont des documents distingués par leur type. Ils suivent tous le même cycle de vie et les mêmes règles.
Le cycle en un coup d'œil
Les statuts
| Statut | Signification | Comment on y arrive |
|---|---|---|
| Brouillon | Saisi, modifiable par le créateur | Création du document |
| En attente | Soumis pour approbation | Bouton Soumettre |
| Validé | Approuvé par un valideur | Bouton Valider |
| Envoyée | Partie par e-mail au fournisseur (intention d'achat) | Bouton Envoyer |
| Convertie | A donné naissance au document suivant (ex. intention → bon de commande) | Conversion |
| Reçu | Marchandise réceptionnée dans un dépôt | Validation du bon de réception |
| À livrer | Livraison en préparation (commande confrère) | Création de l'ordre de livraison |
| Confirmé | Livraison physique constatée | Confirmation de livraison |
| Facturé | Facture générée | Conversion en facture |
| Certifié | Facture certifiée (preuve d'authenticité) | Bouton Certifier |
| Annulé | Annulé avec contrepassation des effets | Bouton Annuler |
⚠️ Certains statuts ne concernent que certains types de documents (ex. Envoyée : intentions d'achat uniquement ; Certifié : factures cession et franchise).
Le circuit de validation
Toutes les fonctions de validation suivent le même schéma en quatre étapes :
- Création — L'utilisateur remplit le formulaire et clique Enregistrer. Le document est en Brouillon : il peut encore être modifié.
- Soumission — Depuis la fiche détail, le créateur clique Soumettre. Le document passe En attente et une notification 🔔 est envoyée aux valideurs habilités.
- Validation — Un valideur ouvre la fiche et clique Valider. Le document passe Validé et le créateur reçoit une notification 🔔 de retour.
- Suite du circuit — Selon le type de document : conversion en document suivant, envoi par e-mail, génération de facture…
💡 La personne qui crée un document n'est jamais celle qui le valide : cette séparation garantit le contrôle à deux niveaux.
Règles communes à tous les documents
| Règle | Ce que cela signifie pour vous |
|---|---|
| Pas de retour en arrière | Un document validé ne redevient jamais brouillon. Vérifiez tout avant de cliquer Soumettre. |
| Document verrouillé après usage | Un document déjà converti, livré ou facturé ne peut plus être modifié. |
| Référence automatique | La référence est générée par l'application : ne la saisissez jamais (rares exceptions signalées dans les fiches concernées). |
| Montants en FCFA | Tous les montants sont exprimés et formatés en francs CFA. |
| Historique conservé | Un document supprimé disparaît des listes mais reste conservé pour l'historique. |
| Traçabilité complète | Chaque document garde la trace du créateur, du valideur, ainsi que les dates de création et de modification. |
| Impression | L'impression A4 est disponible depuis la fiche détail — attention, souvent possible même en Brouillon : vérifiez le statut avant de diffuser un imprimé. |
Suites de circuit selon le module
| Document de départ | Document suivant |
|---|---|
| Intention d'achat (validée) | Bon de commande SIR |
| Bon de commande achat (validé) | Bon de réception, puis facture fournisseur |
| Proforma (validée) | Bon de commande — ou bon de livraison (franchise) |
| Bon de commande vente (validé) | Ordre de livraison (confrère) ou bon de livraison (franchise, réseau) |
| Bon de livraison (validé) | Confirmation de livraison, puis facture |
| Facture cession (validée) | Écriture comptable (automatique) — certification possible |